Tentang Google Docs

Google Docs merupakan aplikasi office gratis berbasis web (web application).

adalah sebuah layanan dari google untuk membuat, mengedit, dan berbagi pakai dokumen secara online. Dengan memanfaatkan google docs tidak hanya bisa membuat dokumen seperti Ms.Word saja tetapi bisa juga membuat presentasi seperti Ms. Power Point dan Operasi SpreadSheet seperti Ms. Excel dan semua ini dilakukan secara online. Hasil pekerjaan yang telah dibuat juga bisa disimpan di sebuah folder yang berada pada server google, ini artinya dokumen yang telah dibuat bisa di simpan dan di buka kembali di kemudian hari.

Untuk mendapatkan layanan google docs adalah dengan memiliki akun google mail dan kemudian login kedalam google docs di alamat inihttp://docs.google.com/ Setelah login langsung membuat atau membuka dokumen yang telah dibuat. Jika yang ingin dibuka adalah dokumen yang ada pada komputer maka perlu mengunggahnya terlebih dahulu kemudian baru bisa di edit.

Untuk membuat sebuah dokumen perlu menentukan jenis dokumen yang diinginkan. Ada lima pilihan yang bisa digunakan yaitu Document, SpreadSheet, Presentation, Form, dan Drawing. Misalkan memilih jenis dokumen spreadsheet maka jendela baru akan muncul dan bisa langsung membuat dokumen disana.

Google docs bersifat gratis sehingga tida perlu membayar bila ingin menggunakannya.

Keuntungan penggunaan aplikasi ini adalah karena tersedia secara online maka untuk menggunakannya tidak perlu melakukan instalasi pada desktop komputer. Syaratnya hanya satu yaitu komputer kita terkoneksi ke jaringan internet.

Selain fungsinya untuk membuat dokumen perkantoran dengan tujuan penggunaan pada lingkungan kantor, ada satu fungsi lagi yang dapat dimanfaatkan, khususnya buatblogger. Google Docs bisa juga dimanfaatkan sebagai aplikasi post editor untuk membuat artikel pada blog kita.

Keuntungannya adalah tersedianya tools editing yang lebih lengkap, misalnya tersedianya tools untuk membuat tabel, membuat drawing/gambar, memberi keterangan pada gambar yang ada, formatting yang lebih lengkap, dan beberapa tools lainnya yang tidak terdapat pada post editor default pada layanan blog.

Cara Berbagi dan Pengaturan Dokumen

Pertama-tama yang dilakukan adalah masuk (sign in) dulu ke Google Docs. Ketika sudah masuk pada halaman akun Google Docs milik kita, klik menu Settings pada pojok kanan atas halaman, lalu pilih Documents Settings.

Pada tab General, kita ubah bahasa dokumen menjadi Bahasa Indonesia dengan memilihnya dari form dropdown pada kolom Language.

Kemudian, pada kolom Time zone, sesuaikan pilihan waktunya agar sesuai dengan waktu di tempat tinggal kita.

Simpan perubahan tersebut dengan mengklik tombol Save pada bagian kiri bawah, maka halaman akun akan berubah menjadi bahasa Indonesia.

Setelan Berbagi
Jika belum ada berkas di akun kita, maka coba buat sebuah dokumen dengan mengklik tombol Buat Baru yang ada di bilah sisi kiri halaman tersebut, lalu pilih jenis dokumen yang akan dibuat, misalnya: Dokumen.

Sebuah tab baru akan terbuka dengan tampilan halaman mirip Microsoft Word. Ketikkan beberapa kata atau sebuah paragraf, lalu klik tombolSimpan sekarang pada pojok kanan atas halaman. Kemudian tutuplah tab tersebut untuk kembali ke halaman depan akun Google Docs kita.

Jika belum ada berkas yang muncul, refresh halaman tersebut dengan mengklik tombol F5 dari keyboard. Sebuah dokumen dengan nama “Dokumen tanpa judul” akan tercipta.

Mengatur Setelan Berbagi dokumen:
Sebelum mengatur setelan dokumen; terlebih dahulu kita harus memilih dokumen tersebut dengan memberikan tanda centang (contreng) di depannya.
Selanjutnya klik tombol menu Agihkan (Share), lalu pilih Setelah Berbagiuntuk membuka jendela Setelah Berbagi.

Pada jendela tersebut akan terlihat siapa-siapa saja yang bisa melihat dokumen tersebut. Jika yang terlihat di sana hanya kita sendiri sebagai pemiliknya, berarti dokumen itu belum pernah diakses orang lain.
Jika ingin mengubah dokumen tersebut agar bebas dilihat publik, maka bisa mengubah visibilitasnya (aturan lihat) dengan mengklik tautan Ubah pada jendela Setelan Berbagi.
Ada tiga opsi Visibilitas: (1) Publik di web; siapa pun bebas melihat dan menemukan dokumen tanpa harus masuk ke sistem Google Docs. (2) Siapa saja yang memiliki tautan, di mana tautan tersebut sendiri yang memberikannya kepada orang tersebut. (3) Pribadi; hanya orang yang diberi ijin secara tegas yang boleh mengakses dan harus masuk (sign in) ke sistem Google Docs.

Kemudian jika ingin berbagi dokumen tersebut dengan rekan, tambahkan alamat emailnya pada kolom Tambahkan orang. Ada dua pilihan untuk berbagi dokumen kepada orang lain; (1) Dapat mengedit; artinya orang yang akan anda ajak berbagi bisa ikut melakukan perubahan terhadap dokumen tersebut. (2) Dapat melihat; artinya orang yang akan menerima link (tautan) dokumen dari kita hanya bisa melihat saja, tidak bisa ikut mengedit.

Kita bisa menambahkan pesan pribadi saat mengirimkan tautan. Jika sudah siap, klik Bagikan untuk mengirim tautan dokumen tersebut kepada rekan/temen kita.

h. Pada halaman depan Google Docs, terdapat menu lain seperti Map (untuk pengaturan folder), Hapus (untuk menghapus dokumen), Namai lagi(untuk mengganti nama dokumen) dan Mau diapakan? (Jika ingin mengubah pemilik, memberikan bintang, menyembunyikan ataupun mengekspor dokumen). Tapi ingat, tandai dulu dokumennya, baru pilih menunya.

Dengan menyimpan data di Google Docs dan melakukan share untuk beberapa temen untuk bekerja sama ini sangat membantu karena dapat mengoreksi kekurangan dan menambahkannya dengan mudah dan semuanya dapat melakukannya tanpa harus bertemu.